Nie ma wątpliwości, że kserokopiarka jest niezwykle ważnym urządzeniem, które pozwala usprawnić pracę każdego biura. Firmy wprost nie mogą się bez nich obejść - wszystko dlatego, że współczesne kserokopiarki tak naprawdę wykonują o wiele większą pracę, niż tylko kopiowanie dokumentów (choć na to wskazuje nazwa urządzenia). Jednakże nie jest łatwo dobrać odpowiedni sprzęt do potrzeb konkretnego biura - tym bardziej, że najczęściej firmy, które nie zajmują się podobną działalnością, nie wiedzą nic o rodzajach dostępnych kserokopiarek, ani o tym jak sprawdzić, jaki format jest im potrzebny i jaka wydajność będzie dla nich wystarczająca.
Jak w przypadku każdego urządzenia, tak i w przypadku kserokopiarek mamy na rynku mnóstwo różnych rodzajów maszyn do wyboru. Oczywiście, niektórzy mogliby rzec, że najlepiej wybrać taką, która posiada jak najwięcej różnych funkcji - jednakże takie kserokopiarki mogłyby być drogie, a nie wiadomo, czy owe funkcje w ogóle by się w takim biurze przydawały. Kto inny mógłby też powiedzieć, że warto wybrać taką kserokopiarkę, która będzie ładnie prezentować się w danym wnętrzu i pasować do niego. To również nie jest właściwy sposób myślenia, ponieważ jakkolwiek odpowiedni wystrój pomieszczenia jest nadzwyczaj ważny, to w przypadku kserokopiarek trzeba stawiać raczej na funkcjonalność.
Kto chce idealnie dobrać urządzenie do potrzeb własnej firmy, powinien skontaktować się z profesjonalnym doradcą - szczególnie jeśli chodzi o wydajność kserokopiarki. Istnieje bowiem konieczność obliczenia nakładu dokumentów, jaki dana firma produkuje w ciągu miesiąca. Oblicza się, że czteroosobowy zespół jest w stanie średnio wygenerować 2 i pół tysiąca dokumentów. Oczywiście, wydajność jest bardzo ważna, jeśli urządzenie ma sprawnie działać przez długi czas - a firma jest duża.
Kolejne rzeczy, na jakie trzeba zwrócić uwagę to:
1. Format obsługiwanego papieru - Można zdecydować się na kserokopiarkę obsługującą format A3 (a zatem również A4 i A5), jednak jest bardzo mało firm, które rzeczywiście potrzebują aż takiej dużej kserokopiarki. Zazwyczaj wystarcza ta obsługująca format A4 (a przy tym również A5).
2. Koszty eksploatacji - Wiele osób zapomina, że nie wystarczy kupić kserokopiarki, ale trzeba jeszcze ponosić koszty jej późniejszej eksploatacji. Przecież zawiera ona mnóstwo elementów, które muszą być uzupełniane i wymieniane, na przykład toner, rolki, czy separatory.
3. Gwarancja - Warto wiedzieć, że urządzenia o formacie A3 posiadają znacznie dłuższą gwarancję, niż inne. Najczęściej wynosi ona 60 miesięcy, jednak należy zachować szczególną czujność w tej sprawie, zwracając szczególnie baczną uwagę na żywotność sprzętu, a także na częstotliwość przeglądów.
Jeśli chodzi o funkcjonalność kserokopiarki, w przypadku urządzeń o mniejszych formatach najczęściej funkcje są podobne - zawierają one skaner, drukarkę, kopiarkę oraz faks. Czasem znaleźć można wersje ze skanerem lub z faksem - zamiast obu naraz. Warto wiedzieć, że decydując się na urządzenie o formacie A3, jesteśmy na ogół w stanie wybrać, co jest nam potrzebne, a co nie. Istnieje bowiem dowolność w wyborze wyposażenia.
Zazwyczaj klienci mają do wyboru następujące funkcje:
- automatyczny podajnik dokumentów lub pokrywy szyby
- opcję drukarki i skanera - opcję faksu
- opcję karty bezprzewodowej
- dodatkowe kasety na papier
- dodatkowy bank papieru (kaseta wysokiego składowania papieru, dostępna tylko w niektórych modelach)
- opcję finiszera (w zależności od rodzaju - sortowanie, zszywanie, dziurkowanie, składanie)
