Kopiarki obecnie można znaleźć praktycznie w każdym biurze i nierzadko w wielu prywatnych domach. Jest to sprzęt który ułatwia i przyśpiesza naszą pracę. Jednak zakup kopiarki, szczególnie tej cyfrowej, to znaczne obciążenie budżetu. W dużych firmach na taki wydatek znajdują się fundusze, mniejsze firmy często korzystają z możliwości dzierżawy sprzętu.
Powstaje więc pytanie czy warto inwestować w taki sprzęt i czy się on opłaca? Przyglądnijmy się codziennej pracy biura – od szybkości obiegu dokumentów zależy sprawność działania wielu komórek firmy. Więc liczy się tu wydajność, funkcjonalność oraz skrócenie czasu pracy. Nie mając w biurze kopiarki musimy jechać do punktu ksero praktycznie z każdym dokumentem. Oznacza to w praktyce, przynajmniej dla jednego pracownika, ciągłe kursowanie między tymi dwoma punktami, co nie jest ani oszczędnością czasu ani prestiżem dla firmy.
Pamiętajmy że oszczędności w firmie to nie tylko realny pieniądz, ale również czas pracowników, jakość obsługi klienta, sprawny wewnętrzny obieg informacji, eksploatacje samochodu itp. Posiadając urządzenie kopiujące można wykonać kopię natychmiast gdy jest to potrzebne, w tle innych czynności, nie trzeba jechać do punktu ksero i czekać na kopie dokumentów naszych kontrahentów. Kosztem jest wtedy zużycie papieru, tonerów, konserwacja i naprawa. Kolejnym pozytywnym aspektem takiego działania jest to, że możemy na bieżąco kontrolować jakoś wykonanej kopii. Łatwo obliczyć że w przypadku biura, gdzie codzienna praca z dokumentami to konieczność i ilość wykonywanych kopii jest spora, pieniądze wydane na kopiarkę to w gruncie rzeczy oszczędność dla firmy.
