Coraz częściej podejmując decyzję o zakupie sprzętu biurowego sprawdzamy parametr zwany TCO. TCO to skrót od angielskiej nazwy Total Cost of Ownership, czyli tłumacząc dosłownie jest to całkowity koszt posiadania.
Parametr ten ukierunkowany jest na jakość, trwałość i wydajność urządzeń biurowych. Czynnik ten stał się podstawą na arenie międzynarodowej w określeniu kosztów związanych z zakupem, eksploatacją i wyborem komponentów do urządzeń wielofunkcyjnych. TCO znacznie ułatwia proces selekcji najkorzystniejszej dla nas wersji sprzętu, a w tym artykule postaramy się wyjaśnić charakterystykę i znaczenie tego parametru. Całkowity koszt posiadania to obrazowa nazwa oddająca istotę problemów związanych z kupnem i codziennym użytkowaniem sprzętu biurowego.
Utrzymanie urządzeń wielofunkcyjnych to nie tylko pieniądze wydane na zakup, ale także ich serwisowanie, konserwacja, koszt zakupu tonerów lub części zamiennych. Wszystkie te wydatki musimy brać pod uwagę podejmując decyzję o zakupie wybranego modelu do swojej firmy. Można je podzielić na koszty jawne, możliwe do przewidzenia czyli koszt specjalistów serwisujących nasz sprzęt, ale są również tzw. koszty ukryte związane z różnymi niecodziennymi awariami i wymianą części.
Postarajmy się sprawdzić awaryjność danego modelu w serwisie czy u sprzedawcy, aby mieć pewność właściwego wyboru. Parametr TCO powstał by ułatwić podjęcie właściwej decyzji właścicielom firm czy dyrektorom o zakupie najbardziej ekonomicznej wersji urządzeń. Przewidziano w nim wszystkie potencjalne koszty eksploatacji, wdrożenia i konserwacji, tak by łatwiej zaplanować gospodarkę finansową firmy. Na rynku jest dostępna olbrzymia ilość urządzeń biurowych o przeróżnych opcjach i funkcjach, więc łatwo domyśleć się że TCO staje się coraz częściej podstawą decyzji o zakupie. Nie zawsze niższa cena urządzenia wiąże się z oszczędnością dla firmy. 
Starając się o zakup sprzętu biurowego należy patrzeć na koszty długofalowe, późniejsze wydatki mogą znacznie obciążyć budżet firmowy jeśli ich na wstępie nie zdołamy przewidzieć. TCO zawsze obliczone jest do określonego zapotrzebowania i możliwości sprzętu, co pozwala na zoptymalizowanie kosztów. Coraz częściej producenci podając parametry swoich produktów uwzględniają w nich TCO, jest to przyjemna wartość dodana dla potencjalnych kupców. Jeśli jednak producenci tego nie zrobią, warto porozmawiać z doświadczonym sprzedawcą, który uświadomi nam na co zwrócić uwagę i na czym się skupić szukając najlepszego typu sprzętu dla nas.
