Obecnie niemal w każdym biurze, w każdej firmie korzystamy z urządzenia wielofunkcyjnego. W jednym miejscu możemy kopiować, skanować, drukować i faksować niemal każdy dokument, dlatego wybór odpowiedniego modelu urządzenia jest niezwykle ważny.
Aby ułatwić selekcję odpowiedniego sprzętu należy odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
- jaki format urządzenia nas interesuje?
- jaka ilość kopii planujemy wykonać ciągu miesiąca?
- ile osób będzie korzystało z urządzenia?
- jakie funkcje dodatkowe powinien mieć sprzęt?
Po odpowiedzi na te pytania możemy określić jakiego urządzenia szukamy i za jaka cenę? W pierwszej kolejności powinniśmy skalkulować koszty eksploatacji, droższe urządzenie lepszej marki będzie tańsze w utrzymaniu i konserwacji. Dodatkowo zwróćmy uwagę na warunki gwarancji i okres jej trwania oferowane przez sprzedawcę – dłuższa gwarancja to większe korzyści dla nas, bezpłatne serwisowanie, wymiana niesprawnych części itp. Lepiej też kupować urządzenie cyfrowe, gdyż daje lepsze efekty druku. Popatrzmy też wydajność i cenę tonerów oraz na pojemność bębna. Kolejnym elementem jest sprawdzenie czy można wprowadzić w oprogramowanie dodatkowe opcje. Po wyborze sprzętu i jego zakupie istotne jest, aby w odpowiedni sposób korzystać z urządzenia.
Należy pamiętać że w trakcie eksploatacji nie możemy:
- 
Przystąpić do czynności konserwatorskich podczas pracy urządzenia,
- Otwierać osłony, by nie dostały się do środka drobne przedmioty,
- Czyścić urządzenia mokrymi szmatkami,
- Dopuszczać do użytkowania sprzętu osoby nie przeszkolone w tym zakresie,
- Wznawiać pracę urządzenia bez wcześniejszego usunięcia awarii,
- Stawiać na urządzeniu ciężkie przedmioty lub zawierające jakieś płyny,
- Używać sprzętu bez wymaganego urządzenia ochronnego.
Podłączaniem nowego urządzenia w biurze powinni zająć się fachowcy z serwisu. Zasilanie musimy poprowadzić osobną linią oraz sprawdzić jak działają kable zasilające. Montaż, obsługa i konserwacja urządzenia powinny być zgodne z instrukcją obsługi. Urządzenie które uległo uszkodzeniu należy oznakować i wycofać dla bezpieczeństwa z użytku do chwili usunięcia awarii.
